Jak odzyskać dokumenty od księgowej

Co zrobić od razu, gdy księgowa nie zwraca dokumentów?

Najważniejsze jest równoległe działanie na dwóch płaszczyznach. Z jednej strony trzeba odzyskać dokumentację i dostęp do danych, a z drugiej ograniczyć skutki niewykonanych rozliczeń. Nie należy uzależniać kontaktu z urzędem skarbowym, ZUS lub nowym księgowym od tego, czy dotychczasowa księgowa odpowie.

W pierwszej kolejności należy zabezpieczyć umowę z biurem rachunkowym, regulamin świadczenia usług, faktury za obsługę, potwierdzenia przekazania dokumentów, wiadomości e-mail, SMS-y, komunikatory oraz listę deklaracji, które miały zostać złożone. Warto pobrać z e-Urzędu Skarbowego i eZUS dostępne deklaracje, urzędowe poświadczenia odbioru, historię korespondencji i informacje o zaległościach.

Trzeba również zmienić hasła do systemów, do których księgowa mogła mieć dostęp, odebrać jej uprawnienia w programach księgowych, bankowości i systemach kadrowych oraz sprawdzić aktywne pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo ogólne PPO-1 odwołuje się przez OPO-1, a pełnomocnictwo UPL-1 do podpisywania deklaracji elektronicznych przez OPL-1. Osobno należy zweryfikować i odwołać upoważnienia w ZUS oraz w innych systemach używanych przez firmę.

Jeżeli dowodem w sprawie mają być nagrania, trzeba je zabezpieczyć, zanim zostaną automatycznie nadpisane. Przy korzystaniu z kamer należy jednocześnie respektować zasady prywatności, szerzej opisane w materiale dotyczącym monitoringu obejmującego posesję.

Jak napisać wezwanie do wydania dokumentacji?

Wezwanie powinno być konkretne i możliwe do późniejszego wykorzystania jako dowód. Najlepiej wysłać je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, przesyłką kurierską z potwierdzeniem doręczenia oraz dodatkowo pocztą elektroniczną. Jeżeli umowa przewiduje określony kanał komunikacji, należy użyć również tego kanału.

W piśmie warto:

• wskazać umowę i datę zakończenia współpracy albo wypowiedzieć ją zgodnie z jej postanowieniami;
• zażądać wydania dokumentów papierowych, skanów, plików źródłowych, baz danych, ewidencji, rejestrów, deklaracji, UPO, raportów i korespondencji urzędowej;
• dołączyć szczegółowy wykaz dokumentów według okresów rozliczeniowych;
• wyznaczyć realny, lecz krótki termin, na przykład 3 albo 7 dni, zależnie od zakresu dokumentacji i pilności sprawy;
• wskazać miejsce, format i sposób przekazania danych oraz zażądać protokołu zdawczo-odbiorczego;
• zastrzec dochodzenie kosztów odtworzenia dokumentacji, odsetek, sankcji i innych szkód wynikających z opóźnienia;
• zapowiedzieć skierowanie sprawy na drogę cywilną, a gdy istnieją ku temu podstawy także złożenie zawiadomienia o podejrzeniu przestępstwa.

Spór o wynagrodzenie nie daje biuru rachunkowemu ogólnego prawa do zatrzymywania cudzych dokumentów jako środka nacisku. Prawo zatrzymania z art. 461 Kodeksu cywilnego ma ograniczony zakres i nie służy zabezpieczaniu dowolnych niezapłaconych faktur za usługi. Roszczenie księgowej o zapłatę powinno być dochodzone osobno.

Jakich dokumentów i danych można żądać?

Zakres żądania zależy od umowy i sposobu prowadzenia księgowości. Należy rozróżnić oryginalne dokumenty klienta od dokumentów roboczych biura. Co do zasady klient powinien odzyskać swoje faktury, umowy, wyciągi, listy płac, dokumenty kadrowe, ewidencje, rejestry, deklaracje, potwierdzenia wysyłki i inne materiały niezbędne do dalszego prowadzenia rozliczeń.

Jeżeli księgowość była prowadzona elektronicznie, samo przekazanie wydruków może być niewystarczające. Warto żądać eksportów danych w formacie umożliwiającym ich wykorzystanie przez nowe biuro, kopii baz, zestawień sald i obrotów, plików JPK, plików źródłowych, dokumentacji polityki rachunkowości, planu kont oraz informacji o nierozliczonych operacjach. Nie oznacza to automatycznie prawa do całego oprogramowania biura ani jego wewnętrznych szablonów, lecz dane klienta powinny zostać przekazane w użytecznej postaci.

W relacji opartej na umowie o świadczenie usług odpowiednie zastosowanie mogą mieć przepisy o zleceniu. Zgodnie z art. 740 Kodeksu cywilnego przyjmujący zlecenie powinien złożyć dającemu zlecenie sprawozdanie i wydać mu wszystko, co przy wykonaniu zlecenia dla niego uzyskał, nawet we własnym imieniu. Na podstawie art. 750 Kodeksu cywilnego przepisy o zleceniu stosuje się odpowiednio do nieuregulowanych odrębnie umów o świadczenie usług.

Pozew o wydanie dokumentów i wykonanie umowy

Jeżeli wezwanie pozostaje bez odpowiedzi, można skierować do sądu pozew o wydanie oznaczonych dokumentów lub nośników. Przy rzeczach stanowiących własność klienta podstawą może być art. 222 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym właściciel może żądać od osoby faktycznie władającej jego rzeczą jej wydania, chyba że osobie tej przysługuje skuteczne względem właściciela uprawnienie do władania rzeczą.

W odniesieniu do danych, zestawień i obowiązków wynikających z umowy roszczenie należy sformułować jako żądanie wykonania konkretnych obowiązków umownych, złożenia sprawozdania i przekazania rezultatów usługi. Pozew musi precyzyjnie wskazywać, co ma zostać wydane lub wykonane. Ogólne żądanie zwrotu całej dokumentacji może być trudne do wyegzekwowania, jeżeli nie wiadomo, jakie dokładnie dokumenty obejmuje.

W pilnej sprawie można rozważyć wniosek o zabezpieczenie roszczenia na podstawie art. 730 i art. 730¹ Kodeksu postępowania cywilnego. Trzeba uprawdopodobnić roszczenie oraz interes prawny, czyli wykazać, że brak zabezpieczenia uniemożliwi lub poważnie utrudni wykonanie przyszłego wyroku albo osiągnięcie celu postępowania. Sposób zabezpieczenia roszczenia niepieniężnego sąd dobiera na podstawie art. 755 Kodeksu postępowania cywilnego, dlatego wniosek musi być dostosowany do konkretnej sytuacji.

Czy można żądać odszkodowania od księgowej?

Tak, ale samo naruszenie umowy nie wystarczy. Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego trzeba wykazać niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, powstanie szkody oraz normalny związek przyczynowy między działaniem księgowej a szkodą.

Szkodą mogą być na przykład uzasadnione koszty odtworzenia dokumentacji, wynagrodzenie nowego biura za naprawienie ksiąg, odsetki, koszty dodatkowej obsługi prawnej lub księgowej, utracone dofinansowanie albo inne wymierne konsekwencje. Kara lub sankcja administracyjna nie zawsze automatycznie obciąży księgową. Sąd zbada między innymi, czy klient przekazywał dokumenty terminowo, czy kontrolował rozliczenia i czy podjął działania ograniczające szkodę.

Jeżeli usługa obejmowała prowadzenie ksiąg rachunkowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości, przedsiębiorca świadczący taką usługę powinien posiadać obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Warto zażądać danych polisy i zgłosić szkodę ubezpieczycielowi. Zakres ochrony zależy jednak od polisy, rodzaju wykonywanych czynności i przyczyny szkody.

Kiedy niewydanie dokumentów może być przestępstwem?

Art. 276 Kodeksu karnego stanowi, że kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Dokumentem jest nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne. Przepis może więc dotyczyć nie tylko klasycznej kartki papieru, ale w określonych okolicznościach także dokumentu elektronicznego.

Nie każda zwłoka w wydaniu dokumentów wypełnia znamiona art. 276 Kodeksu karnego. Przestępstwo jest umyślne. Z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że ukrycie polega na świadomym doprowadzeniu do sytuacji, w której dokument znajduje się w miejscu znanym sprawcy, lecz nieznanym i niedostępnym dla osoby uprawnionej. Bałagan, utrata dokumentów wskutek niedbalstwa lub spór co do zakresu umowy nie mogą być automatycznie utożsamiane z umyślnym ukrywaniem.

O podejrzeniu przestępstwa mogą świadczyć między innymi jednoznaczna odmowa zwrotu, żądanie zapłaty jako warunku wydania cudzych oryginałów, ukrywanie miejsca przechowywania, podawanie sprzecznych informacji, niszczenie danych, blokowanie dostępu mimo zakończenia umowy lub próba wykorzystania dokumentów na szkodę klienta. Ocena zawsze zależy od dowodów.

Zawiadomienie można złożyć pisemnie albo ustnie do protokołu w Policji lub prokuraturze. Nie trzeba ograniczać się do prokuratury właściwej dla miejsca zamieszkania zawiadamiającego; organ, który nie jest właściwy, powinien przekazać sprawę właściwej jednostce. W zawiadomieniu należy opisać fakty, wskazać dokumenty, których brakuje, przedstawić wezwania do zwrotu i wyjaśnić, dlaczego zachowanie może być umyślne.

Postępowanie karne nie zastępuje pozwu cywilnego i nie gwarantuje szybkiego odzyskania dokumentacji. Organy ścigania mogą odmówić wszczęcia lub umorzyć postępowanie, jeżeli uznają, że spór ma charakter wyłącznie cywilny albo brakuje dowodów umyślności. Podobne rozgraniczenie odpowiedzialności cywilnej i karnej występuje w sprawach takich jak opróżnienie lokalu bez zgody.

Przy ocenie samowolnego przemieszczenia lub zatrzymania cudzej rzeczy ważne są uprawnienia każdej strony i zamiar sprawcy. Praktyczny przykład takiego konfliktu omawia materiał dotyczący usunięcia auta z miejsca parkingowego.

Co zrobić z zaległymi podatkami i składkami?

Odpowiedzialność podatnika lub płatnika wobec urzędu i ZUS nie znika tylko dlatego, że rozliczenia powierzono księgowej. W jednostkach prowadzących księgi rachunkowe art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości przewiduje, że kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków rachunkowych, także gdy określone czynności powierzono innej osobie lub przedsiębiorcy, z uwzględnieniem odpowiedzialności za nadzór.

Należy jak najszybciej ustalić, których deklaracji, plików JPK, zgłoszeń lub płatności brakuje. Nowy księgowy powinien odtworzyć rozliczenia na podstawie danych z banku, Krajowego Systemu e-Faktur, e-Urzędu Skarbowego, eZUS, korespondencji z kontrahentami i kopii faktur. W razie braków warto poinformować urząd o problemie i złożyć brakujące deklaracje lub korekty bez zbędnej zwłoki.

Jeżeli doszło do czynu zabronionego skarbowego, można rozważyć czynny żal z art. 16 Kodeksu karnego skarbowego. Musi go złożyć sprawca, powinien ujawnić istotne okoliczności i dopełnić wymaganych obowiązków, w tym zapłacić należność, jeżeli powstało uszczuplenie. Czynny żal może być bezskuteczny, gdy organ ma już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o czynie albo rozpoczął czynności zmierzające do jego ujawnienia. Dlatego każdą sytuację trzeba ocenić indywidualnie.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak dobierać środki prawne do rodzaju dokumentów, zachowania księgowej i skutków opóźnienia.

Najczęściej zadawane pytania

Czy księgowa może zatrzymać dokumenty za nieopłacone faktury?

Co do zasady spór o wynagrodzenie nie daje prawa do zatrzymywania cudzej dokumentacji jako zabezpieczenia zapłaty. Księgowa może dochodzić należności odrębnie. Trzeba jednak sprawdzić, czy żądane materiały rzeczywiście należą do klienta lub powinny zostać mu przekazane zgodnie z umową.

Jaki pozew złożyć przeciwko księgowej?

Najczęściej będzie to pozew o wydanie dokładnie oznaczonych dokumentów lub nośników, ewentualnie o wykonanie obowiązków umownych, przekazanie danych i złożenie sprawozdania. Jeżeli powstała wymierna szkoda, można dodatkowo dochodzić odszkodowania.

Czy odmowa wydania dokumentów zawsze oznacza przestępstwo?

Nie. Dla art. 276 Kodeksu karnego istotne jest umyślne niszczenie, uszkadzanie, czynienie bezużytecznym, ukrywanie lub usuwanie dokumentu. Opóźnienie, niedbalstwo albo nieporozumienie co do zakresu umowy nie wystarczają automatycznie do przypisania przestępstwa.

Gdzie złożyć zawiadomienie?

Zawiadomienie można złożyć w Policji lub prokuraturze, pisemnie albo ustnie do protokołu. Należy dołączyć umowę, wykaz brakujących dokumentów, wezwanie do ich zwrotu, potwierdzenie doręczenia i korespondencję wskazującą na sposób działania księgowej.

Czy trzeba czekać na dokumenty przed złożeniem zaległych deklaracji?

Nie należy biernie czekać. Trzeba ustalić zakres zaległości, odtworzyć dane z dostępnych źródeł i składać brakujące deklaracje lub korekty możliwie szybko. W razie ryzyka odpowiedzialności karnoskarbowej należy ocenić zasadność i warunki skutecznego czynnego żalu.

Podsumowanie

Odzyskiwanie dokumentów od księgowej należy rozpocząć od szczegółowego wezwania, zabezpieczenia dowodów oraz przejęcia kontroli nad pełnomocnictwami i systemami. Jeżeli dokumentacja nie zostanie wydana, można dochodzić jej zwrotu i odszkodowania na drodze cywilnej. Zawiadomienie z art. 276 Kodeksu karnego jest uzasadnione tylko wtedy, gdy dowody wskazują na umyślne ukrywanie, usuwanie, niszczenie lub czynienie dokumentów bezużytecznymi. Równolegle trzeba naprawiać rozliczenia podatkowe i ZUS, ponieważ konflikt z biurem rachunkowym nie wstrzymuje obowiązków przedsiębiorcy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w szczególności art. 222, art. 461, art. 471, art. 740 i art. 750.

2. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny, w szczególności art. 115 § 14 i art. 276.

3. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 730, art. 730¹ i art. 755.

4. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w szczególności art. 4 ust. 5, art. 76a i art. 76h.

5. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy, w szczególności art. 16.

6. Orzecznictwo Sądu Najwyższego dotyczące znamienia ukrywania dokumentu z art. 276 Kodeksu karnego, odwołujące się między innymi do postanowienia SN z 21 sierpnia 2012 r., sygn. III KK 403/11.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.